Esempio risposta preventivo hotel e b&b: trasforma le richieste in prenotazioni

Ti è mai capitato di rispondere a decine di richieste di preventivo, che però sfumano nel nulla? Succede a tutti i gestori di strutture ricettive che non conoscono i segreti per aumentare il tasso di conversione e trasformare le richieste in ospiti soddisfatti.

Perché i preventivi si trasformano in fantasmi

Ogni giorno migliaia di potenziali clienti inviano richieste di preventivo a hotel e b&b italiani. Ma quanti di questi preventivi si trasformano effettivamente in prenotazioni? Secondo un’analisi di Edita, la forbice di conversione per le richieste di preventivo si attesta tra il 5% e il 10%: solo 1-2 richieste su 20 si trasformano in prenotazioni effettive.

Molto spesso gli albergatori attribuiscono la responsabilità dei fallimenti al prezzo o alla struttura. Nella maggior parte dei casi, invece, è il modo in cui rispondono alle richieste di preventivo che trasforma l’utente in un…cliente della concorrenza.

Gli errori comuni

Negli esempi di risposta preventivo hotel gli errori più comuni che portano i clienti a dileguarsi sono:

• le risposte generiche che non si rispondono alle specifiche esigenze;
• la mancanza di tempestività. Bisognerebbe rispondere entro 2-3 ore dalla richiesta;
• la freddezza delle parole che quasi sembrano appartenere a un bot;
• le informazioni incomplete o poco chiare sui servizi offerti;
• la formattazione confusa che rende difficile individuare le informazioni importanti;
• la mancanza di coerenza visiva con l’identità del brand dell’hotel o del b&b.

Come scrivere un preventivo hotel che converte: gli elementi essenziali

Scrivere un preventivo è una questione di fortuna, ma di strategia. Un buon esempio di risposta preventivo hotel segue sempre una struttura logica coerente:

1. intestazione con logo e informazioni di contatto della struttura;
2. saluto personalizzato che includa il nome del cliente;
3. ringraziamento per l’interesse mostrato;
4. riepilogo della richiesta per dimostrare attenzione e cura;
5. presentazione delle opzioni di soggiorno con prezzi chiari;
6. dettaglio dei servizi inclusi ed eventuali extra;
7. politiche di cancellazione;
8. condizioni di pagamento;
9. eventuali offerte speciali;
10. call to action chiara per finalizzare la prenotazione;
11. congedo cordiale e firma personale.

Personalizzare la lettere di risposta di un hotel o b&b

A nessuno piace sentirsi un numero. Lo sanno tutte le grandi imprese di successo che, ognuno a proprio modo, cerca di “cucire addosso” al cliente il prodotto o servizio offerto. Un esempio? Starbucks scrive i nomi dei clienti sui bicchieri.

Anche per i preventivi degli hotel e dei b&b vale lo stesso principio: più sono personalizzati e “parlano” del potenziale cliente, più risultano invitanti. Non sai come ottenere questo effetto? Ecco qui un esempio.

“Gentile Sig.ra Rossi,

la ringraziamo per averci contattato per il suo soggiorno a Catania dal 10 al 18 agosto, per festeggiare il suo primo anniversario di matrimonio.

Siamo lieti di proporle la nostra suite vista Duomo con terrazza romantica, una cornice perfetta per la sua occasione speciale. Su richiesta, possiamo anche farle trovare in camera un prosecco di benvenuto, dei crudité di pesce locale e della frutta fresca.

Abbiamo pure l’opportunità di organizzare per lei un tour esclusivo serale con uscita in barca al tramonto e visita a Taormina. Possiamo sentirci telefonicamente così da valutare l’opzione migliore?

Saluti

Antonio Luciani
Responsabile Prenotazioni Star Hotel*****”

Creare un legame emotivo e invitare a una conversazione telefonica, più intima di quella scritta, aumenta significativamente le possibilità di conversione. Ricorda sempre, dopo la telefonata, di inviare un’email con il recap di quanto definito in chiamata.

Coerenza visiva e identità di brand

La tua risposta al preventivo è un’estensione del tuo brand. Un cliente che ha visitato il tuo sito web, dalle grafiche curate e dai colori eleganti, rimarrà deluso nel ricevere un’email spoglia, con font generici e senza elementi visivi.

Non fare mai mancare il logo dell’hotel o del b&b ad alta risoluzione, la palette di colori del tuo brand, i font coerenti con quelli del tuo sito web, gli elementi grafici distintivi della tua identità visiba, il footer con i link ai tuoi social media.

Lettera di risposta di un hotel: i dettagli che fanno la differenza

Come avrai ben capito, una risposta a una richiesta di preventivo efficace non fornisce solo date e prezzi. Per aumentare il valore percepito della tua offerta è bene usare alcuni elementi strategici, come il linguaggio evocativo. Anziché limitarti a scrivere “camera doppia”, descrivi l’esperienza che il cliente vivrà:

“La nostra suite ‘Tramonto’ al quarto piano vi accoglierà con i suoi 40 mq di eleganza, il letto over size con materasso Super Premium e la vista spettacolare sul golfo che potrete ammirare sorseggiando un calice di vino locale dal vostro terrazzo privato”.

Un’altra buona abitudine è quella di aggiungere elementi di scarsità e urgenza, facendo capire al cliente che la disponibilità non è infinita. “Al momento abbiamo ancora la disponibilità della suite per il periodo da lei richiesto. Essendo alta stagione, non possiamo però garantirle che rimarrà libera ancora per molto”, è un modo elegante per spingere all’acquisto subito.

Anche un piccolo extra può fare la differenza tra un preventivo ignorato e un’effettiva prenotazione. “Come nuova ospite del nostro hotel, le offriamo un transfer gratuito da e per l’aeroporto e un buono di €80 da usare nella nostra spa”. Chi non si farebbe conquistare da tale gentilezza?

Ricorda sempre, però, che le persone non amano complicarsi la vita. Rendere facile la prenotazione è fondamentale affinché il potenziale cliente non si scoraggi e scelga proprio la tua struttura.

Esempio pratico di risposta preventivo hotel completo

Quando la richiesta del cliente non si presta a un contatto telefonico, la qualità della risposta via e-mail diventa ancora più importante. Di seguito un esempio completo che include tutti gli elementi.

“[LOGO HOTEL BELLAVISTA]

HOTEL BELLAVISTA ****
 Via Lungomare 123, 80067 Sorrento (NA)
Tel: +39 081 1234567 | Email: prenotazioni@hotelbellavista.it
www.hotelbellavista.it

Gentile Famiglia Bianchi,

grazie per aver scelto Hotel Bellavista per il vostro soggiorno a Sorrento. Siamo lieti di confermare la disponibilità per la vostra vacanza dal 5 al 12 agosto 2025 (7 notti) per 2 adulti e 2 bambini.

Come richiesto, vi proponiamo la nostra Junior Suite vista mare con balcone privato. La suite è dotata di una camera matrimoniale e un divano letto nel salottino separato, perfetto per i vostri bambini di 8 e 10 anni. La camera è stata recentemente rinnovata e dispone di aria condizionata, minibar, cassaforte, TV a schermo piatto e Wi-Fi gratuito.

DETTAGLI DELL’OFFERTA
– Tipologia: Junior Suite Vista Mare (45mq)
– Date: 5-12 agosto 2025 (7 notti)
– Ospiti: 2 adulti + 2 bambini (8 e 10 anni)
– Trattamento: Mezza pensione (colazione e cena)
– Prezzo: €2.450 totale soggiorno

IL PREZZO INCLUDE
✓ Prima colazione a buffet con prodotti locali
✓ Cena presso il nostro ristorante panoramico “La Terrazza”
✓ Accesso alla piscina e all’area benessere
✓ Wi-Fi gratuito in tutta la struttura
✓ Parcheggio privato
✓ Servizio spiaggia (1 ombrellone e 2 lettini) EXTRA SPECIALI PER VOI:
✓ Welcome drink all’arrivo
✓ Menu bambini dedicato
✓ Attività per bambini presso il nostro Kids Club (disponibile tutti i giorni dalle 10:00 alle 18:00)
✓ Late check-out (fino alle 14:00), in base alla disponibilità

TERMINI DI PAGAMENTO
– Acconto: 30% al momento della prenotazione
– Saldo: all’arrivo in hotel
– Metodi di pagamento accettati: carta di credito, bonifico bancario

POLITICA DI CANCELLAZIONE
– Cancellazione fino a 30 giorni prima dell’arrivo: rimborso completo dell’acconto
– Cancellazione tra 29 e 15 giorni prima dell’arrivo: penale del 50% dell’acconto
– Cancellazione tra 14 e 0 giorni prima dell’arrivo: penale del 100% dell’acconto

Per confermare la prenotazione, è sufficiente cliccare sul pulsante ‘CONFERMA ORA’ qui sotto oppure rispondere a questa email indicando ‘Confermo la prenotazione’.

Se ha domande o desidera personalizzare ulteriormente il suo soggiorno, non esiti a contattarmi direttamente. Sarò lieto di assisterla per rendere la sua vacanza a Sorrento indimenticabile.

Cordiali saluti,

[Firma digitale]

Marco Rossi
Responsabile Prenotazioni
Hotel Bellavista ★★★★
Tel diretto: +39 081 1234567
Email: marco.rossi@hotelbellavista.it

[Icone social media con link]”

Come scrivere un preventivo di b&b: le differenze rispetto agli hotel

Se gestisci un b&b, meglio adeguare la tua risposta al target. Cioè enfatizzare l’atmosfera familiare e l’autenticità dell’esperienza, includere dei dettagli sugli host, fare storytelling della struttura, condividere chicche sul territorio, evidenziare la colazione come momento distintivo e aggiungere consigli personalizzati sulle attrazioni locali.

Ecco un esempio di risposta preventivo di b&b:

“Gentile Marco,

siamo felici di accogliervi nel nostro b&b Casa degli Ulivi per il vostro weekend in Costiera Amalfitana.

La vostra camera con vista mare vi aspetta dal 22 al 24 luglio. Io e mia moglie Giulia gestiamo personalmente il b&b da 15 anni e saremo lieti di accogliervi con i nostri famosi cornetti fatti in casa ogni mattina.

La vostra camera ‘Positano’ si trova al primo piano e offre una vista mozzafiato sul mare. Il prezzo per 2 notti è di €240, comprensivo della nostra colazione con prodotti locali, servita sulla terrazza panoramica. A soli 5 minuti a piedi troverete il sentiero che conduce alla spiaggia privata di Arienzo, un piccolo paradiso che solo gli abitanti conoscono e di cui saremmo felici di mostrarvi il percorso”.

Aumentare il tasso di conversione dei tuoi preventivi hotel e b&b

Per trasformare le tue risposte in prenotazioni, è sempre una buona idea utilizzare template personalizzabili, per mantenere coerenza e, allo stesso tempo, adattarsi alle esigenze specifiche. Gli A/B test e l’uso delle recensioni, poi, possono migliorare il tasso di conversione in maniera esponenziale. Lo stesso si può dire delle foto specifiche e delle opzioni di pagamento flessibili.

Oltre il preventivo: la tua strategia di comunicazione completa

La risposta alla richiesta di preventivo è solo uno dei tanti elementi delle strategia di comunicazione nel settore turistico, che deve occuparsi di raggiungere potenziali clienti sconosciuti, sviluppare dei template e degli script per ogni fase del customer journey,  costruire una brand identity coerente su tutti i canali scelti.

Se stai ancora perdendo potenziali ospiti dopo aver inviato i preventivi o se le richieste scarseggiano, è tempo di agire per migliorare la redditività del tuo business.

Probabilmente, anche se hai seguito diversi corsi e webinar di digital marketing, ciò di cui hai bisogno è un approccio personalizzato, una guida sicura che ti accompagni concretamente a migliorare le tue strategie. Io posso aiutarti a:

• far chiarezza sulla tua brand identity;
• analizzare le esigenze del tuo target;
• creare template personalizzati per le richieste che ricevi;
• costruire un sistema completo di comunicazione con il cliente, dalla prima richiesta alla recensione post-soggiorno;
• fornirti gli script pronti all’uso per ogni tipo di interazione con i clienti;
• aiutarti a promuovere online la tua attività;
• avere il sito web turistico che hai sempre sognato.

Vuoi aumentare concretamente le tue prenotazioni? Compila il form, chiedi una consulenza gratuita e scopri le migliori strategie per il tuo caso specifico. Durante la consulenza analizzeremo insieme i tuoi attuali preventivi e svilupperemo un piano personalizzato per aumentare e tue conversioni.

Non lasciare che i tuoi potenziali clienti scelgano la concorrenza. Contattami adesso.